时间管理,看上去非常简单。
时间管理的问题好像很简单,无非是三方面:
- 没有按时开始执行任务
- 错误估计任务所需要的时间
- 在执行任务的过程中出现了差错
时间管理的解决方案好像也很简单,无非是三条路:
- 按时开始执行任务
- 正确估算任务所需时间
- 在执行任务的过程中不要出差错
然而很不幸,时间管理非常非常难,事实上难到了千古未决的程度。
为什么这么难?
因为时间像条蛇,是不可信赖的。不管你有多少时间,你的工作就是会做到时间用完的那一刻。这就是所谓“帕金森定律”。
比如说,同样的工作,给你2小时、3小时或者8小时的可用时间,你的工作状态是完全不同的。相同的只是,你会让工作一直延续到时间截止。
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这种现象说明:
第一,即使老板给你更多时间来完成一项任务,并不意味着你会做得更好。时间越多,你浪费更多时间的可能性越大。
第二,在制订计划时,最好为新任务分配更少的时间,根据完成情况按需增加时间更好。
事实上,事情的急迫性和时间的供给量与工作效率成反比:
- 时间越少,紧迫感越高 => 工作效率就高
- 时间越多,紧迫感越低 => 工作效率就低
当时间富余时,你不是磨磨蹭蹭,先把时间拿去做别的事、把原本不紧迫的事拖成紧迫的事,就是求好心切、把事情越做越大,最后无法完成。
比如,老板让你一星期后交报告,你一准儿像大多数人一样写到截止时间最后一秒钟,而且拖到截止日前一两天、甚至前一小时才开始动工。
这也是因为,人和人的时间感迥然不同:忙碌的经理人一天可以回50封电子邮件,而一个退休赋闲在家的人,写张卡片都要想上三天。
结果,你常常在浪费大把时间之后,才悠然长叹:要是再多给我一天,我一准儿可以做得更好!
其实,即使再多给十天,你还是那个样子。
你看:哪家公司的哪次投标,不都是到最后一天熬夜到凌晨甚至天亮?
你看:哪个学生的哪次考试,不都是平时不烧香、临时抱佛脚?
即使是“大人物”也不例外。著名管理专家德鲁克曾经讲述过这样的故事:
他请某大公司董事长写下自己的时间支配情形,对方自认为与部门主管互动、与重要顾客往来、从事社交活动是他的主要工作,时间各占1/3。
但是,德鲁克安排董事长秘书连续6星期记录老板“实际从事的活动”,却发现:董事长根本没花什么时间在那三件“他自以为重要”的事情上,反而是经常打电话给各个生产部门,督促他们赶紧给与自己有私交的客户发货,打乱了生产节奏,造成了很多工作延迟。
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你以为你就是少见的例外么?当然不。
你注定会浪费时间,因为你喜欢浪费时间。
也因此,你做不来、也不想做时间管理,因为这让你满面羞愧。