上次复习和巩固了时间管理矩阵,今天来介绍:德鲁克时间管理四步法

我默认认为你知道德鲁克。他的大名叫做Peter Drucker,人称“大师中的大师”。这里我就不详细介绍了,如果你不太了解,不妨搜索一下。

德鲁克1966年出版了《卓有成效的管理者》,畅销至今。他认为,人人都是管理者,管理者获得良好成效的第一关键,便是管理好自己的时间。

德鲁克警告说:时间是最稀缺的资源,如果不能搞好时间管理,就做不成任何事情。希望你记住这句话。

不幸的是,时⾄今⽇,⽆论是CEO、⾼级主管、中层经理或普通人员,依旧深陷于时间管理的困境⾥。

《卓有成效的管理者》中,德鲁克提出了时间管理四步法。

第一步:详细记录时间运⽤情形

德鲁克请⼀位⾃觉良好的董事长,说明⾃⼰的时间⽀配情形。董事长万分确信自己的时间井然有序,一分为三分别⽤在⾼级主管、重要客户和社区活动。

但根据秘书连续6周的纪录,董事长⼏乎没有从事上述活动,⼤部分时间都是担任调度者的⾓⾊,追踪熟识客户的订单,然后不断打电话到⼯⼚,要求⼯⼚处理订单。

这就是⾃我感知和实际情形的落差。

因此,德鲁克建议时间管理的第⼀步,就是记录⾃⼰真实的时间运⽤情形。

如果你是经理人,并不⼀定要亲⾃记录,最好是交由秘书或助理完成,但重点是要切实记录下来,⽽且要当场记下,而不是事后凭记忆。⾄少每年有两次、每次持续3~4周进⾏时间记录。

⼀旦形诸⽂字,你就会惊讶地发现:⾃⼰把时间⽤在许多枝微末节的事情上。

因此,唯有通过切实记录,并且反复地省思⾃⼰的时间⽀配情形,才有可能重新思索和安排⾃⼰的⾏程。

第二步:系统化管理时间

德鲁克指出,必须从记录中找出⽆⽣产⼒、浪费时间的活动,并且尽可能避免。

你可以通过自问来找到解决方案:

  1. “如果根本不做这些事情,会怎么样?”

    如果答案是“不会怎么样”,那就应该停⽌浪费时间在不会有任何成果的事情上。

    德鲁克发现,有些⼈之所以很忙,是因为他们从不错过任何事。例如,⼀位CEO每年只有新年和春节在家吃晚饭,每天都在外面应酬。但其实,很多晚宴根本只是礼貌性邀约,他的参加反⽽徒增对⽅困扰。

  2. “在时间纪录上的所有活动中,哪⼀项是可交由其他⼈完成,⽽且就算没能做得更好,也可以做得⼀样好的?”

     

    这就是管理学上授权的概念。授权并非把⾃⼰的份内事推给他⼈,⽽是如果事情可以交由他⼈轻易完成,就应该交付出去。你应该把省下来的珍贵时间,拿去做更重要的事情。

  3. “在我所做的事情当中,有哪些事浪费了你的时间,但对于你的效能却是毫⽆贡献的?”你不仅要排除浪费⾃⼰时间的活动,也要避免别⼈的时间。德鲁克认为,这种现象没有明显症状,但可以通过提出上述问题来发现,⽽且要不怕听到真话。最常见的是开会。高层经理明知开会很浪费时间,却还是要求所有下属与会,⽽参会者为了“表态”,不得不提问和发言,使会议变得阵容庞⼤⽽冗长。

第三步:找出完整的时间区块

⽆论是记录和分析时间,还是排除浪费时间的因素,都是为了腾出时间从事更重要、对组织或个⼈更有贡献

的⼯作。然⽽,⽆论多么“⼤⼑阔斧”,你所剩的时间还是不会太多。

德鲁克认为,真正可以⾃由⽀配、⽽且可⽤来从事重要事务的时间,很少占到⼯作时间的四分之⼀。

因此,你需要找出⼀段完整的时间,专⼼地完成重要的事。

例如:

  • 选择⼀周在家⼯作⼀天;

  • ⼀周内安排半天,专门处理重要事务;

  • 早起,每天上班前安排90分钟在家⼯作,之后再准时上班。

德鲁克指出,卓有成效的管理者永远都会控制⾃⼰的时间,不但会连续记录⽇志、定期分析,还会为重要活动设定完成最后期限,以了解时间是否在掌控范围内。

第四步:要事优先,⼀次只做⼀件事

德鲁克认为,获得良好效能的秘诀,便是“专注”。换⾔之,重要的事情摆第⼀,⽽且⼀次只做⼀件事。

⼀次只做⼀件事,意味着迅速完成任务;⽽越能够集中时间、⼼⼒和资源,实际完成的任务就越多、越多元。

找出优先完成的重要事项,其实很容易,许多人之所以⽆法专注,困难在于找出哪些是次要的事,亦即决定什么事不做。到了执⾏的阶段,决定事情该做与否,需要的不是分析,⽽是勇⽓,⽽这种专⼼致⼒和决⼼,就是领导⼒的展现。


附:德鲁克KASH时间管理公式

  • Knowledge 知识

    你自以为能够善用时间,但实际上你的时间都被分割得很琐碎。你常常低估完成工作所需的时间,并且未能做到要事第一。因此,你首要任务是管理好时间。

     

  • Attitude 态度

    时间是珍贵的稀缺资源,蹉跎了时间,就什么事都做不好。而时间管理,是一项可以学习的技能。

     

  • Skill 技能

    1. 记录实际的时间运用情形,分析自己把时间用到哪里去;

    2. 排除因为组织或制度设计不善所导致的时间浪费;

    3. 安排完整的时间区块,从事真正重要的工作;

    4. 重要的事排第一位,一次只做一件事。

     

  • Habit 习惯

    定期记录和分析自己的时间运用和工作计划,时常检查回顾,排除不重要的事情,并且排定任务优先级。