上次让你列出5个最大的“时间大盗”,你写的都有哪些?

据统计,“时间强盗”当中,最凶悍的5个“时间大盗”是:

  1. ⼲扰

  2. 拖沓

  3. 改变优先级

  4. 缺乏计划

  5. 等待答复

这五个“大盗”中,三个属于外因、两个属于内因。

糟糕的是,这五个“大盗”是多数⼈的习惯⾏为。除⾮你能找出原因,并制定计划消灭它们,否则它们将一如既往地浪费你的时间。

我给你⼀些消除它们的建议。

1 ⼲扰

电话或意外来访,像⼀把尖刀插入你正在执行的任务。你很烦,你讨厌它无端占据你的时间。

怎样避免被干扰?你可以列一个清单,比如逃避、⽆视、减少⼲扰时间等等。你像躲开讨厌鬼一样,试图逃避被干扰。

然而,干扰可能是不必要的、不当的甚⾄恼⼈的,但也有可能是必要的。试想,如果你干了好几天活儿,却一个⼲扰都没有,你是真的在工作吗?

所以,真正的问题是:如何区分优先的⼲扰和次要的⼲扰?

⼲扰⼤致分为以下三类:

  1. 不必要的打扰,包括突然到访和意外电话。别人觉得你关⼼、需要这些信息,或者你对某事负有责任。不必要的⼲扰纯粹就是浪费时间,要避免这种⼲扰或者尽快结束。

     

  2. 必要的⼲扰,就是你关⼼、需要这些信息并且你对某事确实有责任。必要的⼲扰有其⾃⾝的价值,你应该⽴刻处理它,除⾮时间不合适。

     

  3. 不合时宜的⼲扰,就是干扰出现在你不⽅便、不合适的时间。你只能把它安排到更合适的时间。

怎样快速判断⼲扰的类型?那就是开门见⼭地提问。

如果干扰你的是“闲人”,他绝不会直接告诉你打扰的类型,所以你需要开门见⼭地提问。

开门见⼭地提问,你是变被动为主动,成为“打扰”别人的⼈。其中,你绵里藏针的意思是,快速地证明他们的打扰。

“闲人”回答你的问题后,你可以⽴刻估计出干扰类型,并做出相应的举动或安排。

有时⼲扰⽐你正在做的事更重要,机遇经常毫⽆征兆地前来敲门。这样的干扰,其实已经不是干扰,你除了欢迎它、让机遇为你所用,难道还能埋怨它耽误你的时间?

2 拖沓

⼲扰是最常见的外因时间大盗,拖沓则是最常见的内因时间大盗。

拖沓很常见,“今天事明天做”;拖沓犹如唠叨的老妈,每周末都来、永不停⽌。

拖沓可以分为两种类型:

  1. 清晰型:头脑清醒,知道⾃⼰的所作所为。

     

  2. 模糊型:完全不知⾃⼰的⾏为。

清晰型拖沓容易识别,并找出对策。模糊型拖沓较为困难,必须先弄清⾏为。

你为什么要拖沓,让重要的事排在⽆关紧要的事之后?最普遍的原因是,某项重任让⼈相当不快。对于不愉快的任务,人们通常会推迟。

但是,如果你推迟任务,让事件控制你,你的效率就会降低,⾃尊⼼也随之降低。唯⼀途径是控制你⽣活中的事项,即便它令⼈不快。

拖沓是一种相当顽劣的“疾病”,很难治愈。以下是⼀些克服拖沓的小建议:

  1. 设⽴最后期限,让任务产生紧迫感。

     

  2. 先做最不愉快的事,以便期待更舒适的任务、并获得成就感。

     

  3. 将任务游戏化,让任务变得有趣。

     

  4. 设⽴奖励,刺激你快速完成任务。

拖沓的另⼀个原因是你不能胜任任务。亨利·福特告诉你:“世上并没有什么难事,只要你将其细化。”除非你实在力所不能及,通常情况下你是有潜力完成你以为你完不成的任务的。

拖沓的原因还包括:过度劳累、缺少信息、⽬标模糊、畏惧失败、缺少时间、总体混乱、不关⼼事情是否完成等等。

如果你能明⽩拖沓的原因,便能更好地对症下药;⽆视这些原因,拖沓便成为致命的时间大盗。

3 改变优先级

与其他时间大盗相⽐,改变优先级能给你的⼯作制造更多的混乱。

改变优先级通常发⽣在⼯作流程很快的地⽅。有时候,经理⼈员会把⼯作的中⼼在“前线”和“后⽅”之间来回转换。如果转换是有意义、有⽬的的,那就不是浪费时间;但如果你看不到⽬的,便会感觉被呼来唤去。

改变优先级,就是改变正常的工作秩序。如果你老板没有发疯,你的⼯作环境应该不会被极端地操控。但如果变化频繁,你应该找老板谈谈,弄清楚你应该如何适应环境。

你可以有很多选择:可以溜⾛,如请假、换⼯作、坐着发呆,也可以随大溜,如学会享受变化。

在⼯作场所,改变优先级是你难以控制的事项,你最有效的办法是顺应或适应。

4 缺乏计划

缺乏计划属于内因时间大盗,显⽽易见的解决⽅法是:周密计划。

缺乏计划的本质,是你不理解计划的意义,或你的⼯作难以计划。

例如:你的⼯作压力山大、每项任务都要求你事必躬亲,你可能会觉得:反正都是我做,从哪⼀项开始有什么不同?

或者:⼯作环境极其复杂,你只是其中一枚“小螺丝钉”,你会觉得:做什么计划,我做好自己的事就对得起天地良心。

显然,这样的情形不会让你产生满⾜感。事实上,⽆计划的⾏为无论如何也是站不住脚的。

制订和执行计划很重要,后面再作更多讨论。

5 等待答复

西谚说:“好东西属于那些耐⼼等待的⼈。”然⽽,等待答复是常见的外因时间大盗。

既然是外因,你就难以控制,所以适应或顺应往往是必要的。

如果你的任务⾄关重要,你需要不计代价、打破常规去得到所需的答案,以下是一些⾏之有效的⽅法:

  1. 主动给你等待的⼈打电话,解释你的当务之急和问题。向你能寻求帮助的⼈求助。

     

  2. 在事情的每个关键点都强调需求和结果,并思考你能如何改善处境。

     

  3. 如果任务超过你⾃⾝的能力管理,向你老板寻求帮助。优先解决问题,避免陷⼊困境。

     

  4. 确保别⼈能第⼀时间联系到你,以便及时得到答复。

如果你实在⽆能为⼒,就应该将精⼒转向下⼀项最重要的任务。


以上是消除5个时间大盗的简短建议。如果你的“五大盗”不包括在这5项之中,你可以进行类似的分析,并与大家分享。